一、基本概念
1.高校档案概念：高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
2.高校档案实体分类：党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、产品、声像、实物等十二大类。
3.高校档案载体：分为纸质档案和非纸质档案（录音、照片、光盘等）
4.高校档案主要来源：可分为学校的收文（校外来文）、学校的发文和部门内部文件。
二、立卷归档的组织分工与不归档范围
（一）归档的组织与分工
教育部27号令《高等学校档案管理办法》中规定高校实行部门立卷（组件）方式，学校发文由拟稿部门负责归档，学校收文由承办部门负责归档，内部文件由形成部门负责归档。全校性、综合性的文件材料由党委校长办公室立卷归档。涉及多个部门的文件材料由主办部门归档。
（二）文件材料不归档范围
1.党政类：
（1）上级普发的供参阅（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）上级机关发来的供工作参考的抄件和征求意见未定稿的文件；
（3）重份文件；
（4）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（5）未经会议讨论、朱经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿一般性文件历次的修改稿铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
（6）从正式、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
（7）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性的建设性意见的群众来信；
（8）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信；
（9）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
（10）为参考目的从各方面收集的文件材料；
（11）非隶属机关抄送的不需办理、也无参考价值的文件材料。
2.教学类
（1）上级有关教学的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）上级有关教学的未定稿文件；
（3）重份文件；
（4）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（5）非隶属机关抄送的不需办理、也无参考价值的文件材料；
（6）校内其他单位发来的文件和校外单位交换来的材料。
3.科研类
（1）上级有关科研的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；
（3）未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作重的个人项目；
（4）重份文件；
（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（6）非隶属机关抄送的不需办理、也无参考价值的文件材料；
（7）校内其他单位发来的文件和校外单位交换来的材料。
4.基建类
（1）上级机关有关基建的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）正式施工前的草图、未定型的图纸；
（3）重份文件和重份图纸；
（4）无查考利用价值的事务性、临时性文件。
5.设备类
（1）上级机关普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）未定稿的管理性文件材料；
（3）未生效的合同、协议书；
（4）重份文件、校内单位发来的文件；
（5）无参考价值的一般性函件；
（6）仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会产品。
6.出版类
（1）上级机关有关出版的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）校外单位交换来的材料；
（3）未生效的合同、协议书；
（4）不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
（5）重份文件、校内单位发来的文件；
（6）无查考利用价值的事务性、临时性函件。
7.外事类
（1）上级机关有关外事工作的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）未定稿的各种文件；
（3）未生效的合同、协议书；
（4）重份文件、校内单位发来的文件；
（5）无查考利用价值的一般性、临时性函件和校外单位交换来的材料。
8.财会类
（1）上级有关财务的普发的（非指本校）、不办的和任免、奖惩非本校人员的文件；
（2）未定稿的文件和未生效的合同、协议、单据；
（3）重份文件及校内其他单位发来的文件；
（4）无查考利用价值的一般性、临时性文件和与校外单位交换来的材料。
9.声像类
（1）不能反映本校工作、活动的声像材料；
（2）音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料；
（3）重份声像材料。
三、纸质归档文件整理
（一）整理单位
归档文件以“件”为整理单位，进行文件级整理，一般以每一份文件为一件，文件正文与定稿为一件（正文在前，定稿在后），正文与附件（正文在前，附件在后）为一件，原件与复制件（原件在前，复印件在后）为一件，转发文与被转发文（转发文在前，被转发文在后）为一件，报表、名册、图册为一件，来文与复文（复文在前，来文在后）可为一件。
学校收文：完整的收文由收文单和文件正文组成“一件”，件内排列顺序：
收文单在前，文件正文（含附件）在后
学校发文：完整的发文由文件正文（含附件）、审稿单、定稿三部分组成“一件”。件内排列顺序：
文件正文在前，审稿单在中间，定稿在最后
注意：定稿不能用草稿纸打印，保持文件整洁。
（二）归档文件的修整
为保证档案能够长期保存了和有效提供利用，文件装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整，如修裱破损文件、复制字迹模糊或易褪变的文件、超大纸张折叠、去除易锈蚀的金属物（订书钉、曲别针、大头针）等。对于纸张折叠，由于档案盒尺寸是A4型，为方便文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠操作要求以方便今后利用为原则，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。一般有两种折叠方式：对折和风琴式，风琴式折法如下图：
步骤一：先对折
步骤二：上面这页往外再对折
（三）归档文件的装订
1.立卷部门装订：将修整完毕的文件材料以“件”为单位用档案专用不锈钢推钉加以固定，以确定“件”的形态；
2.档案馆装订：档案馆根据归档文件的情况采用左侧缝纫机压边装订，较厚的可采用三孔一线装订。
（四）归档文件的排列
归档文件有规律地排列，通过排列确定归档文件先后次序，使归档文件进一步系统化，对档案检索和实体存取也有较大的意义。
1.不同机关形成的归档文件排列顺序
（1）不同级别的机关形成的归档文件，按国家级、省级、市级、学校、部门内部文件顺序排列；
（2）同一级别不同机关形成的归档文件按机关集中排列。
2.同一机关形成归档文件排列顺序
（1）按事由的重要程度排列
可按归档文件的重要程度将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的材料排后面，或将综合性工作的材料排前面，具体业务性工作的材料排后面等；
（2）按事由具有的共同属性分别集中排列
可按不同问题分别集中排列，同一问题、同一属性、“成套性”文件要集中排列，保持文件之间的有机联系。
（五）归档文件装盒与编号
1.装盒
归档文件应严格按照排列的先后顺序装入档案盒，立卷部门装盒一般以3公分厚度的档案盒为标准，最后一盒可视文件的数量装入2公分或4公分的盒；每盒文件不能装得过满，需留一定的空间放盒内文件目录和备考表。
装盒完毕后，立卷部门应在档案盒的侧面用铅笔写上部门、文件类别和装盒的顺序号。如教务处的JX12第2盒档案，其盒侧面可标为：教务-JX12-2。
2.归档章的盖法与填写
（1）盖归档章
立卷部门需在每一件归档文件的首页右上角空白处盖归档章，不可倒盖或倾斜，不得涂改，用统一规定的黑色印油。
（2）归档章的填写
立卷部门加盖归档章后，应在归档章上填写年度（归档文件形成年度）、盒内件的顺序号（每盒均以“1”开始编号）、页数（一张纸如正反两面都有字的要算两页）及保管期限（可根据归档保管期限选择）等项目。如下图所示：
（六）备考表的填写
1.备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
2.备考表的填写要求
（1）盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“＊”号标示。
（2）整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员（立卷单位兼职档案员）姓名，以明确责任。
（3）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由立卷单位负责人填写，由其对文件材料归档的齐全完整情况进行监督检查。也可与学校档案馆工作人员联署。
（4）日期：填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。