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档案管理软件操作指南
[日期: 2019-11-17 ] [点击数: 194 ] 来源: 信息管理中心 作者:

金华职业技术学院档案管理软件操作指南


一、系统登录方法和修改密码

   (一)系统登录

 在浏览器地址栏里输入网址http://dag2.jhc.cn,输入帐号、密码,点击“登录”按钮进入档案管理系统(第一次登入系统,会提示安装一个安全证书),见下图:

(二)修改密码

用户必须使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登录。进入系统后,可以根据自己的习惯记忆,更改密码,也可延用初始密码(为安全起见,我们建议您修改密码)。具体更改方法如下:


1.点击页面最上方第五个按钮“系统设置”,见下图:


2.点击“用户管理”,再点击“用户姓名”下的名字,选择“修改用户信息”,见下图:

  


3.点击“修改密码”按钮,输入管理员密码(旧密码)和新密码及确认新密码,最后点击“修改密码”按钮。(注:密码中要含有数字、大写字母、小写字母,长度不要小于4位),见下图:

二、数据的录入

(一)以“件”为立卷单位的数据录入

1.进入系统后首先点击“A-临时表”前的加号,展开临时表。

2.点击本部门临时表后面的“打开”按钮,进入本部门临时表。

3.点击临时表左上方的“添加文件”按钮,进入文件录入页面(见下图),填写有关著录的项目,最后点击左下角的“添加”按钮,完成归档文件的录入。

4.有关著录项目的说明

一级目录——文件所属的年度,如20132014等;

二级目录——部门,如教务处、人事处等;

三级目录——类别,如DQXZJX11等;

实体分类号——由文件所属年度和类别构成,表示为:“文件所属年度-类别”。如教务处2014年度的JX11类别归档文件,其实体分类号就表示为:2014-JX11

文件案卷号及件号——整数位表示部门盒的顺序号,小数位(4位)表示文件盒内顺序号。如教务处JX11类别的第二盒第8件,其文件案卷号及件号表示为:2.0008

保管期限——永久、长期、短期

密级——分为公开、内部2个级别,如保密或处分文件设置内部;

正题名——文件的标题,如果归档文件没有文件标题,要自拟一格文件标题,应在自拟标题外加一个中括号[]。如果原文件标题不能很好的概括文件的内容,在录入原文件标题后再自拟一格文件标题,并在自拟标题外外加一个中括号[]

副题名——文件的副标题,没有则为空;

附注——录入文件里有关学校教职工或学生的姓名,如职称评聘文件、职务任免文件、奖惩文件等;

第一责任者——主要发文单位,如有2个以上发文单位,就录入一个与文号相对应的发文单位;

页数——该份归档文件的页数;

文件时间——发文日期;

归档单位——移交归档文件的单位;

主题词——文件的主题词,没有则为空;

文号——正文的文号;

载体——纸、光盘及磁盘等;

文本——原件、复印、传真及副本等;

文种——通知、请示及会议纪要等;

输入员——录入数据的工作人员姓名。

   (二)以“案卷”为立卷单位的数据录入(如KY12JJ12SB等)

1.点击本部门临时表左上方的“添加案卷”,在打开的案卷录入界面上录入有关著录项目,最后点击左下方的“添加”按钮,完成归档文件的录入。

2.案卷级著录项目和文件级著录项目基本相同,题名为“案卷的标题,盒号为案卷顺序号,件号为“0”,除此以外还有:

文件时间改成案卷内文件的起止时间

移交时间——各个部门档案材料的归档时间;

移交人——兼职档案员的姓名。

 3.案卷的数据,见下图:

第一条记录(序号为1)是案卷标题,颜色呈灰色, 档号为2014-SB-3表示2014年设备档案第三盒。

后面的记录(序号234)都是案卷内的文件,颜色呈白色,其档号小数点后面的4位表示案卷内文件的顺序号。如2014-SB-3.0001表示这份文件是2014年设备档案第三盒第一件。

三、数据的编辑修改

点击要修改档案题名后面“编辑”这列下面对应的图标,就可以对这条信息进行重新编辑和修改,修改好后点击左下方的“保存按钮,本次修改才会有效。见下图:

四、档案的查询

点击左边“表内查询”前的加号,在检索条件这一栏里输入要查询的文件题名、文号或者其他都可以。查询方式里选择一个相对的方式。如果检索条件里输入的是文号,那么查询方式里就应该选文号。如果知道要查询的文件是哪一年,就在查询范围里选那个年度。如果不确定的话,就选对所有文件。查询类型也可根据自己要查询的对象不同而任选一个,见下图:



五、档案移交目录打印

(一)点击右边显示类别目录上的“打印当前”。

(二)在打印目录的页面上,修改2个地方,第一个,在左上角的自定义打印目录中选择“归档文件移交目录(文件级)”,第二个,在自定义打印选项中把“在页面底部显示文字”中的显示内容改成金华职业技术学院XXX部门,比如教务处就写金华职业技术学院教务处,见下图:

(三)点击左下角的“打印预览”按钮,再选“文件“菜单里的“打印”项,即可完成打印

另外,如果想要“输入文件”的电子版目录。前面的设置跟打印文件级档案时一样。设置好后再点打印界面最下面中间的“导出到EXCEL”按钮就可以。




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