金华职业技术学院档案管理软件操作指南
一、系统登录方法和修改密码
（一）系统登录
在浏览器地址栏里输入网址http://dag2.jhc.cn,输入账号、密码，点击“登录”按钮进入档案管理系统（第一次登入系统，会提示安装一个安全证书），见下图：
（二）修改密码
用户必须使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登录。进入系统后，可以根据自己的习惯记忆，更改密码，也可延用初始密码（为安全起见，我们建议您修改密码）。具体更改方法如下：
1.点击页面最上方第五个按钮“系统设置”，见下图：
2.点击“用户管理”，再点击“用户姓名”下的名字，选择“修改用户信息”，见下图：
3.点击“修改密码”按钮，输入管理员密码（旧密码）和新密码及确认新密码，最后点击“修改密码”按钮。（注：密码中要含有数字、大写字母、小写字母，长度不要小于4位），见下图：
二、数据的录入
（一）以“件”为立卷单位的数据录入
1.进入系统后首先点击“A-临时表”前的加号,展开临时表。
2.点击本部门临时表后面的“打开”按钮，进入本部门临时表。
3.点击临时表左上方的“添加文件”按钮，进入文件录入页面（见下图），填写有关著录的项目，最后点击左下角的“添加”按钮，完成归档文件的录入。
4.有关著录项目的说明
一级目录——文件所属的年度，如2013、2014等；
二级目录——部门，如教务处、人事处等；
三级目录——类别，如DQ、XZ、JX11等；
实体分类号——由文件所属年度和类别构成，表示为：“文件所属年度-类别”。如教务处2014年度的JX11类别归档文件，其实体分类号就表示为：2014-JX11；
文件案卷号及件号——整数位表示部门盒的顺序号，小数位（4位）表示文件盒内顺序号。如教务处JX11类别的第二盒第8件，其文件案卷号及件号表示为：2.0008；
保管期限——永久、长期、短期
密级——分为公开、内部2个级别，如保密或处分文件设置内部；
正题名——文件的标题，如果归档文件没有文件标题，要自拟一格文件标题，应在自拟标题外加一个中括号[]。如果原文件标题不能很好的概括文件的内容，在录入原文件标题后再自拟一格文件标题，并在自拟标题外外加一个中括号[]；
副题名——文件的副标题，没有则为空；
附注——录入文件里有关学校教职工或学生的姓名，如职称评聘文件、职务任免文件、奖惩文件等；
第一责任者——主要发文单位，如有2个以上发文单位，就录入一个与文号相对应的发文单位；
页数——该份归档文件的页数；
文件时间——发文日期；
归档单位——移交归档文件的单位；
主题词——文件的主题词，没有则为空；
文号——正文的文号；
载体——纸、光盘及磁盘等；
文本——原件、复印、传真及副本等；
文种——通知、请示及会议纪要等；
输入员——录入数据的工作人员姓名。
（二）以“案卷”为立卷单位的数据录入（如KY12、JJ12、SB等）
1.点击本部门临时表左上方的“添加案卷”，在打开的案卷录入界面上录入有关著录项目，最后点击左下方的“添加”按钮，完成归档文件的录入。
2.案卷级著录项目和文件级著录项目基本相同，题名为“案卷的标题，盒号为案卷顺序号，件号为“0”，除此以外还有：
文件时间改成案卷内文件的起止时间；
移交时间——各个部门档案材料的归档时间；
移交人——兼职档案员的姓名。
3.案卷的数据，见下图：
第一条记录（序号为1）是案卷标题，颜色呈灰色， 档号为2014-SB-3表示2014年设备档案第三盒。
后面的记录（序号2、3、4）都是案卷内的文件，颜色呈白色，其档号小数点后面的4位表示案卷内文件的顺序号。如2014-SB-3.0001表示这份文件是2014年设备档案第三盒第一件。
三、数据的编辑修改
点击要修改档案题名后面“编辑”这列下面对应的图标，就可以对这条信息进行重新编辑和修改，修改好后点击左下方的“保存”按钮，本次修改才会有效。见下图：
四、档案的查询
点击左边“表内查询”前的加号，在检索条件这一栏里输入要查询的文件题名、文号或者其他都可以。查询方式里选择一个相对的方式。如果检索条件里输入的是文号，那么查询方式里就应该选文号。如果知道要查询的文件是哪一年，就在查询范围里选那个年度。如果不确定的话，就选对所有文件。查询类型也可根据自己要查询的对象不同而任选一个，见下图：
五、档案移交目录打印
（一）点击右边显示类别目录上的“打印当前”。
（二）在打印目录的页面上，修改2个地方，第一个，在左上角的自定义打印目录中选择“归档文件移交目录（文件级）”，第二个，在自定义打印选项中把“在页面底部显示文字”中的显示内容改成金华职业技术学院XXX部门，比如教务处就写金华职业技术学院教务处，见下图：
（三）点击左下角的“打印预览”按钮，再选“文件“菜单里的“打印”项，即可完成打印。
另外，如果想要“输入文件”的电子版目录。前面的设置跟打印文件级档案时一样。设置好后再点打印界面最下面中间的“导出到EXCEL”按钮就可以。